济南市教育局

　关于印发济南市教育局机关文书档案管理办法的通知

济教办字[2005]4号

直属事业单位，机关各处室：
　　现将济南市教育局机关文书档案管理办法的通知印发给你们，望结合实际认真贯彻执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二〇〇五年五月三十日

济南市教育局机关文书档案管理办法

　　第一条为做好机关文件材料的立卷归档工作，逐步实现规范化、制度化和标准化，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和《济南市档案条例》及有关规定，结合市教育局机关工作实际，制定本办法。
　　第二条凡市教育局机关在党政管理以及其他各项活动中形成的、反映济南市教育历史面貌的、对市教育局和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录，必须按照文书立卷的原则、方法，组成案卷，集中统一保管。
　　第三条机关文书档案工作是机关管理工作的重要组成部分。办公室负责机关档案管理工作，市教育局确定一名局领导分管档案工作，机关设专兼职档案管理员，各处室应安排一名兼职档案员负责本处室各类归档材料的收集整理工作，并保持相对稳定，人员变动应及时通知办公室。
　　档案工作人员必须了解机关的重要工作职责和基本任务，掌握文件处理工作的规律，熟悉文书立卷的基本知识和技能，做好文件材料立卷归档工作。
　　第四条　应把档案收集管理工作纳入各处室全体人员的职责范围，做到每项重要的党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
　　机关工作人员在其从事的各项职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，应按规定移交归档，由办公室集中管理，确因工作需要留存的，自备重份或复印件，原件移交档案室归档。
　　第五条建立重大事项、重大活动信息预报制度。重大事项、重大活动的承办部门应及时向办公室提供信息，以便于档案管理人员对重大活动档案工作进行监督指导。
　　承办部门应指定专门人员负责对重大事项、重大活动文件材料的收集、整理工作，归档的材料应完整、准确，符合归档的要求，并按规定整理，移交机关档案室保管。由多个处室参与的会议、活动形成的文件材料由主办处室负责收集归档。
　　重大事项、重大活动主要包括以下几个方面：
　　（一）上级主要领导人来本市教育系统视察、考察、调查研究和指导工作。
　　（二）局领导参加的有较大影响和意义的活动。　　
　　（三）局机关及县（市）区教育局、直属学校的成立、变更和撤消。
　　（四）国外、境外各界知名人士、友好团体、外省市教育部门或单位到本市教育系统的访问、考察等。　
　　（五）市教育局承担的国家级和省级科学技术研究项目的开发研制工作。　
　　（六）以市教育局名义组织召开的重要会议、活动。
　　（七）其它具有重大影响和意义的活动。
　　第六条归档时间　
　　（一）各处室和直属单位要建立健全日常文件材料归档制度，对办理完毕或批存的文件材料由专兼职档案人员集中统一保管。
　　（二）各类文书档案、电子档案随文件材料的产生，按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求及时整理归档。
　　（三）人事管理过程中产生的档案由人事处按照要求于当年12月5日前集中整理后，移交局档案室。　
　　（四）音像档案采取随时归档的办法，由形成处室或单位负责对应归档的音像档案进行收集，按规范要求整理，自形成之日起一个月内移交档案室。　
　　（五）实物档案随时整理，定期归档，根据实际情况当年归档。
　　第七条文件材料归档要求
　　（一）档案立卷归档总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
　　（二）归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备，工程项目档案应由施工单位绘制竣工图。归档的文字材料应符合规定格式，做到工整、清晰。对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并装订。
　　（三）文书档案应按照归档纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求整理。
　　1．在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件一并入档。
　　2．文书档案的立卷工作由各处室专兼职档案人员配合，局档案室文书档案员负责组卷、编目。
　　3．各处室报送夹内的文件材料应按时间排序，并编制归档文件目录，归档文件目录要制成数据库文件，同时按照要求保存纸制文件的电子版本，没有电子版本的要进行扫描。　　　
　　4．报送文件材料的说明，应逐项填写在登记表内，若无情况可说明，也应将立卷人、审核人的姓名和时间填上以示负责。
　　（四）音像档案、实物档案按照相关规定整理归档，并按照要求定期移交档案室。归档时编写移交清册，由经办人和责任人分别签字。
　　第八条　档案工作人员应加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。机关档案主要供本单位利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。对重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，特殊需要应经主管领导批准。
　　档案室应配合市教育局中心工作，推进档案信息化，为机关各项工作提供便利的档案借阅等服务,有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。
　　第九条对保管期限已满的档案，应组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，进行鉴定。对失去保存价值的档案进行登记造册，经领导同意后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。　
　　第十条按照有关规定，定期向市档案馆移交档案。及时向市文档服务中心提供有关文件资料。
　　第十一条具有行政管理职能的直属事业单位应按照本办法制定相应的档案工作制度，使本部门应归档资料齐全，档案质量符合要求，能够安全保管。
　　第十二条建立健全档案工作检查、评估和考核制度。对档案工作成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员应给予表彰奖励。
　　第十三条本办法自印发之日起施行。本办法由济南市教育局办公室负责解释。

　　附件：1、济南市教育局机关归档材料范围
　　　　　2、济南市教育局机关归档材料登记表
　　　　　3、济南市教育局重大会议、活动归档材料登记表

济南市教育局机关归档材料范围

　　凡反映市教育局党政管理及各项工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
　　（一）上级机关的文件材料
　　1、省教育厅和市政府召开的需要贯彻落实的会议文件材料。
　　2、上级机关颁发的属于市教育局主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
　　3、党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本市教育工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像等材料。
　　4、代上级机关草拟并被采用的文件材料的送审稿和印本。
　　5、上级机关转发市教育局的文件（包括报纸、刊物转载的各类文字材料）。
　　（二）市局机关的文件材料
　　1、局党委、局领导会议文件材料，以市教育局名义召开的工作会议、专业会议材料，包括会议的通知、报告、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
　　2、市教育局颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿。
　　3、局领导公务活动中形成的相关文字、音像资料，包括活动方案、通知、范围、承办主体、领导讲话、邀请领导、表彰奖励名单或结果。
　　4、市教育局的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与市教育局的批复文件。
　　5、市教育局制订的工作条例、章程、制度等文件材料。
　　6、局机关及其处室工作活动中形成的工作计划、总结、报告。
　　7、反映局机关业务活动和党政管理的专业文件材料。
　　8、市教育局检查县（市）区和学校工作及调查研究形成的重要文件材料，包括检查方案、参加人员、领导指示、发现问题及总结性报告。
　　9、局机关各处室或事业单位汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机软盘等）。
　　10、局机关批准的有关教育区域资源调整变化以及重大建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料。市教育局直接管理的科研、建设项目等文件材料。
　　11、市教育局及直属事业单位、学校成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
　　12、市教育局历史沿革、大事记、年鉴；反映市教育局（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。
　　13、局机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及公务员、职员的录用、转正、定级工作及干部奖惩等文件材料。
　　14、市教育局办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。
　　15、局机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。
　　16、市教育局编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版的定稿、样本。
　　17、市教育局与其他单位、机构或外国签订的议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
　　18、各种普查工作中形成的文件材料。
　　19、按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
　　（三）同级机关和非隶属机关的文件材料
　　1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。
　　2、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。
　　3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。
　　（四）下级教育部门和直属学校的文件材料
　　1、下级教育部门和直属学校报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
　　2、直属单位报送的重要的文件材料。
　　3、下级教育部门和直属学校报送的法规性备案文件。
　　文件材料用纸规格、字迹材料使用要符合标准要求，文件材料无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹出现。

机关文书档案收集要求

　　一、各处室要确定专人负责文书档案材料的归档收集工作。
　　二、严格按照市教育局《机关文书档案管理办法》和《机关归档材料范围》的要求，认真做好日常文件、材料的收集归档工作，归档材料做到完整、规范、整洁。
　　三、文书档案材料收集按月进行，各处室须按规范要求整理归档文件、材料，并认真填写《机关文书归档材料登记表》，经处室负责人审核签字后，于每月25日前交局办公室统一管理。
　　四、凡局领导参加的由处室主办的各类会议、活动，由承办处室安排专人做好会议记录，与相关材料和《市教育局重大会议活动归档材料登记表》一并入档。
　　五、各类归档材料，包括上级文件、下属单位请示件及有关部门来函等需要入档的材料一律交原件存档，处室确需留存的，自备重份或复印件。
　　六、年度工作大事记纳入文书档案管理范围，由各处室认真填写登记表，于每月底交办公室汇总。
　　七、需要说明的情况请各处室随书面说明。